Conceptul de Cost total de proprietate (TCO) a fost elaborat de către compania de cercetare și consultanță Gartner, începând cu anii ’80. Ulterior, acest model de calcul a fost adoptat și utilizat ca instrument de achiziții noi în domeniul IT.

Părerea unor specialiști este că implementarea tehnologiilor noi duce la o creștere a productivității, dar nu asigură, neapărat, și o creștere continuă a rentabilității.

Cu toate acestea, TCO ar putea să nu fie luat în calcul, iar clienții ar putea fi agățați de prețul inițial al hardware-ului sau software-ului propus pentru achiziție. Dar TCO nu trebuie să fie ignorat, fiind un element absolut necesar pentru orice achiziție importantă în domeniul IT.

Acesta este motivul pentru care majoritatea furnizorilor de dispozitive/soluții software includ calculul TCO pentru ceea ce produc sau comercializează.

Vă prezentăm o analiză scurtă despre importanța TCO atunci când faceți o achiziție din domeniul IT:


Istoria apariției Conceptului TCO, dezvoltat de compania Gartner

În 1983, compania Apple a lansat cunoscuta reclamă pentru Macintosh, astfel lumea a fost familiarizată cu un nou concept: calculatoarele personale.

Abia în anii `80, computerele au fost utilizate pentru uz personal sau profesional, chiar dacă acestea existau deja.

Odată cu achiziționarea computerelor pentru companii, proprietarii au observat că există o diferență între prețul inițial și costul pe parcursul unui an al dispozitivelor pentru întreaga corporație.

În urma cercetărilor efectuate, Gartner a stabilit că acest lucru ar putea ajunge și până la 10.000 de dolari!

În consecință, Gartner a determinat că întreprinderile au nevoie de un mod diferit de a analiza și evalua anticipat costurile pentru achiziția unui computer.

Acest lucru a dus la crearea conceptului de Cost total de proprietate (TCO) – o metodă de calcul creat pentru a ajuta consumatorii și liderii de afaceri să determine costurile și beneficiile directe și indirecte asociate cu orice componentă a sistemelor informatice.

Prin urmare, din moment ce TCO a fost dezvoltat pentru achiziții IT, trebuie să știți că diversele aspecte care au un impact asupra companiei sunt incluse în costul anticipat.

Acest lucru vă va permite să evaluați costul pe termen lung, și nu doar la început, pentru a avea o prognoză inițială, atunci când apelați la diferiți furnizori.


Factorii TCO în toate departamentele care vor fi implicate în achiziție

În orice achiziție IT se implică, de obicei, mai multe departamente din companie: IT, Finanțe, Asistență tehnică, Achiziții, Inginerie etc.

Atunci când veți analiza costurile directe ale unei achiziții, veți include și costurile forței de muncă și cele de planificare pe care achiziția le va aduce fiecărui departament în parte. Obținând o idee per ansamblu despre prețul total de achiziție pentru întreaga companie (de aici și numele de TCO).


Costurile relevante precum stocurile, materialele, contractele de întreținere sunt incluse în TCO

După cum știți, atunci când faceți o achiziție ce are legătură cu domeniul  IT: o imprimantă, tabletă, ERP, CRM sau un oricare alt soft; cel mai probabil veți avea nevoie și de alte achiziționări.

De exemplu, să presupunem că ați cumpărat o imprimantă. Posibil că va trebui să cumpărați și etichete noi pentru această imprimanta sau va trebui să investiți într-o actualizare suplimentară pentru a fi adaptată la nevoile companiei.

Astfel, TCO vă oferă o imagine completă cu privire la ce alte costuri vor fi asociate, în viitor, cu noua achiziție.


Comparați diferiți furnizori, care oferă opțiuni similare cu ajutorul TCO

Să presupunem că analizați mai multe opțiuni software de gestionare a unui lanț de magazine. Ați primit foarte multe oferte, iar dvs. ați redus lista până la patru sau cinci, care par destul de asemănătoare în ce privește beneficiile și costurile.

În acest caz, TCO joacă un rol foarte important, ajutându-vă să restrângeți și mai mult lista.

Furnizorii care par să fie similari în soluțiile pe care le oferă, ar putea să fie diferiți dacă calculați TCO-ul pentru fiecare soft.

Anume TCO vă va ajuta să aveți o părere mai exactă despre soluțiile oferite de diferiți furnizori, pentru a determina care opțiune este cea mai potrivită pentru compania dvs.

Prin urmare, Costul total de proprietate sau TCO este un criteriu important în procesul de achiziție în domeniul IT, reprezentând totalitatea costurilor directe (hardware și software, operațiuni și administrare)  şi indirecte (operațiuni ale utilizatorilor finali și timpul de oprire) pe care le necesită un produs, de la costuri de achiziţie până la cele de întreţinere și update. Scopul aplicației sale este de a obține o imagine finală care să reflecte costurile reale asociate cu achiziția anumitor instrumente și tehnologii și să țină seama de toate aspectele legate de utilizarea lor ulterioară.

Așadar, atunci când vă decideți să faceți o achiziție, asigurați-vă că nu ați uitat de TCO!